En Fundación Andrés Olivares realizamos y organizamos eventos solidarios con un objetivo social determinado. Uno de esos objetivos es para poder seguir trabajando en mejorar la calidad de vida de nuestr@s niñ@s y sus familias a través de un completo programa asistencial ofrecido por grandes profesionales con mucho corazón.

¿Qué es un evento solidario?

Con los eventos solidarios pretendemos implicar a la sociedad en nuestra causa y además marcar un recuerdo mágico en las personas que asisten. Es una extraordinaria herramienta de comunicación tanto interna como externa para comunicar aquello que queremos, y hacerlo de la mejor manera.

Para organizar un evento benéfico en el cual nuestro objetivo principal es recaudar fondos para ayudar a los niñ@s enferm@s de cáncer y a sus familias, se necesita mucho tiempo de planificación y cuidado. Si lo realizamos de forma exitosa podremos asegurar donadores que aporten su granito de arena y también para futuros eventos.

La mejor forma de inspirar a las personas para que hagan donaciones y asistan al evento, es que de verdad te importe y eso en Fundación Andrés Olivares somos unos expertos.

¿Qué pasos seguir para organizar un evento solidario?

  • Pasos antes del evento

Antes de planificar cualquier otra cosa en relación con el mismo, debemos dedicar un tiempo para determinar el tipo de evento que vamos a ofrecer. Por lo general, los eventos que solemos hacer son o pequeños, los cuales son muy fáciles de planificar y no cuesta mucho llevarlos a cabo, o de mayor tamaño como por ejemplo encuentro de amigos, conciertos solidarios, galas o cenas benéficas. Dichos eventos suelen ser más complicados y costosos, pero puede recaudarse más dinero, según el área y los donadores potenciales.

No podemos llevar a cabo un evento solidario a solas. Por eso contamos con un gran equipo de trabajo y con un grupo de voluntarios que están activos en nuestra plantilla. Después de haber decidido el tipo de evento, hay que tener en cuenta cuántos voluntarios se necesitaran ese día. Para realizar un evento sencillo y pequeño, como una rifa, solo necesitaremos en realidad unos cuantos trabajadores. Sin embargo, para los más grandes, si será necesario más ayuda.

Se dividen las labores entre los trabajadores del equipo y se calcula cuantos voluntarios vamos a necesitar para ese mismo día. También se debe tener en cuenta a cualquier persona que se necesite para ese día como por ejemplo camareros, músicos…

Para empezar, se elige una fecha y una hora. Esta será información de suma importancia más adelante, cuando reservemos el lugar y se haga la publicidad. Se deberá elegir la fecha con antelación para tener el tiempo suficiente para planificarlo.

Después de haber fijado una fecha, hay que encontrar un lugar donde podemos llevar a cabo el evento benéfico ya sea en un espacio libre o cerrado. Debido a que el evento será para una obra benéfica, podemos preguntar si en dicho lugar estarían dispuestos a donar el uso del espacio o a ofrecer una tarifa menor para reservarlo.

Al elegir un lugar, debemos tener en cuenta algunos factores, si el lugar es conocido, si tiene fácil acceso que es algo necesario para algunos de nuestros niños, si es un terreno donde se sentirán cómodas nuestras familias, si es lo suficientemente grande o si tiene el equipo necesario para el tipo de evento.

Una vez que hemos determinado el lugar que se adaptara mejor a nuestras necesidades y a la de los asistentes del evento, es buena idea crear una lista de 2 o 3 opciones de lugares como respaldo. Después habrá que comprobar la disponibilidad para realizarlo, en el caso de que no tenga disponibilidad nos pondremos en contacto con las otras opciones, cuánto cobran ya que dispondremos de un presupuesto precio y qué reglas o reglamentos debemos acatar.

Cuando la fecha este acercándose nos ocuparemos de la publicidad, tendremos presencia sobre todo en nuestras redes sociales y en nuestra página web. También es importante que los medios locales estén informados para que puedan contribuir a la difusión del evento.

Como se trata de un evento benéfico determinaremos los métodos de donación, pueden ser en efectivo, con tarjeta, se recaudarán las donaciones con antelación o se realizarán el mismo día del evento. También se deberá buscar a una persona encargada de ocuparse el día del evento. Además siempre existe la posibilidad para las personas que no asistan de hacer su donativo con la Fila Cero, y contribuir así personalmente.

En algunos eventos también montamos nuestro stand con productos de la fundación para que los asistentes puedan adquirirlos.

¡No podemos olvidar los pequeños detalles! En el caso que organicemos una rifa tendremos que comprar lo boletos y también conseguir algunos donadores de artículos para rifarlos o si organizamos una cena, calcular los costes, los menús que se van a servir…

  • El día del evento

Cuando llega el día del evento hay que llevar a cabo todo lo planificado anteriormente. Nuestro organizador llegará un par de horas antes del comienzo para comprobar que esté todo listo y para que se lleve a cabo el programa marcado o por si surge algún imprevisto que haya que solventar.

Durante el transcurso del evento, nos aseguraremos de que los asistentes al evento estén cómodos, contentos y entretenidos durante el acto. Si los invitados se divierten, es más probable que hagan donaciones. No nos olvidamos de atender las necesidades de las personas con cualquier tipo de discapacidad. El evento se debe adaptar a cualquier discapacidad que pueda tener cualquier asistente para acceder al espacio del evento como ya hemos dicho antes, e interactuar con los elementos o actividades que se realicen en el evento y estas personas deben poder intervenir con total normalidad.

Después de que empiece el evento, también hay que dedicar un tiempo para analizar el trabajo que se ha realizado tanto el trabajo de antes como el del propio día.

Es cierto que con cada evento solidario que realizamos obtenemos más experiencia y aprendizaje a la hora de planificar y llevar a cabo los demás. También es necesario analizar cómo ha ido el evento, que fue lo mejor o lo peor, y qué podríamos mejorar o cambiar.

  • Después del evento

             El tema de comunicar el evento es igual de importante antes y una vez que ya ha terminado. Se continuarán la actividad en nuestra página web y en las redes sociales publicando como ha sido el evento y fotos de las actividades desarrolladas.

Por último, llevar a cabo todas estas acciones para organizar el evento benéfico no sería posible sin la ayuda de los demás por eso es importante agradecer tanto a los donadores que dejan su granito de arena como a los voluntarios y equipo de trabajo que dan su apoyo incondicional, que en nuestro caso hacen suyo nuestro lema ALMA, MAGIA Y CORAZÓN, no dejan de trabajar por y para nuestr@s niñ@s enferm@s de cáncer y sus familias.

Con un evento solidario conseguiremos dar un altavoz a causas con corazón que necesitan ser comunicadas y escuchadas por la sociedad y que de otra forma tendrían menos visibilidad.

¿Cómo organizáis vuestros eventos?

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